Sous la responsabilité du Directeur technique, et la supervision du Directeur technique adjoint, et en lien avec le Département des Affaires Financières, le.la Chargé.e de Projets Administratif.ve et Financier.e Senior contribue, en appui au.à la Coordinateur.trice Administratif.ve et Financier.e (en cours de recrutement), à la fiabilisation des données financières et appuie le pilotage interne du département, en vue d'apporter des éléments de reporting et/ou d'aide à l'analyse et à la décision. Il/elle intervient, auprès des équipes projet, dans la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des phases du cycle de vie du projet, de la conception à la capitalisation après clôture, dans un rôle d'appui méthodologique et de conseil.

Il/elle est chargé.e de définir et/ou optimiser les procédures de gestion financière des projets en conformité avec les standards de l’agence, et veiller à leur bonne application. En coordination étroite avec les Responsables de Pôles, les Chargé.e.s de Projets Administratif.ve.s et Financier.e.s  et la Coordinatrice Achats et Approvisionnement du département, il/elle appuie le pilotage budgétaire et financier du département et de chacun des pôles dans son champ de compétences défini (assurance qualité et conformité, gestion des risques, audtis et reporting, etc.), en appui et collaboration avec le.la Coordinateur.trice Administratif.ve et Financier.e. 

De manière plus détaillée (bien que non exhaustive), le.la Chargé.e de projets Administratif.ve et Financier.e Senior assure les tâches et responsabilités suivantes :

• Gestion des risques opérationnels, clôtures régulières, reporting et audits 
  -    Appuie l'élaboration ou l'évolution des procédures et outils de gestion administrative et financière
  -    Contribue à l'harmonisation des pratiques en la matière au sein du département 
  -    Assure la prévention, le reporting et le suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité, en coordination et collaboration étroite avec la Coordinatrice des Achats et Approvisionnements
  -    Assure l'identification des risques de l'agence par retour d’expérience au responsable de la gestion des risques de la Direction des Opérations
  -    Réalise le suivi du planning du portefeuille du département (reporting & audits) 
  -    Assure l’appui aux équipes dans la méthodologie de reporting financier 
  -    Conseille les équipes dans le cadre des audits projets, en collaboration avec la Coordinatrice Achats et Approvisionnement du département 
  -    Effectue régulièrement la vérification de l'intégration des données du projet dans l’ERP de l’agence en lien avec les équipes opérationnelles
  -    Appuie les exercices de clôture trimestriels de l’agence en lien avec les CPAF du département et les équipes opérationnelles

• Pilotage des fonds de l’agence à disposition des équipes opérationnelles

- Effectue le référencement et le suivi des fonds mobilisés par le département P2S : Fonds de Soutien (FDS) et Fonds de Cofinancement (FDC), Fonds de Préparation et Fonds de Développement des Projets (FPP/FDP) de l’agence en lien avec les équipes opérationnelles
-    Assure un appui au pilotage du budget du département mis à disposition par la Direction des Opérations, en lien avec le Directeur adjoint du département ;
-    Assure la coordination des audits de ces fonds en lien avec la Cellule Pilotage de la Direction des Opérations

Il.elle seconde le.la CAF du département, notamment lors de ses absences (au titre de congés ou de déplacements professionnels) dans :

• L’appui au pilotage interne du département et aux évolutions de l’agence 
  -    L’appui au Directeur, Directeur adjoint, et aux Responsables de Pôle du département dans le pilotage financier et organisationnel (Chiffre d'affaires, rentabilité, masse salariale, plans de charge)
  -    La mise en place et la tenue des tableaux de bords financiers internes du département 
  -    La planification et coordination de la réalisation des travaux financiers du département en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence
  -    La planification et coordination des exercices de reporting mensuel vis-à-vis de la direction des opérations 
  -    La fiabilisation et le cadrage des arbitrages relatifs à la gestion des équipes et du portefeuille de projets : estime le consolidé et propose des pondérations aux directeurs et responsables de pôle 
  -    Le suivi de la masse salariale du département et les prévisions de la masse salariale refacturable en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence 
  -    La participation éventuelle aux chantiers internes de l'agence (outil ERP, archivage, analyses de rentabilité interne, plans de charge, etc.)
  -    L’appui au processus de décentralisation des activités sur les aspects administratifs et financiers (notamment mutualisation d’équipes et des bureaux, coordination avec le département géographique pour les transferts) et la formation des équipes terrain lorsque pertinent

• L’appui aux différentes étapes du cycle de projet 
  -    L’appui aux équipes dans la construction budgétaire du projet (relecture et propositions d'ajustements) et harmonise le montage des budgets multi bailleurs (cofinancements)
  -    L’appui sur sollicitation les opérationnels à l'attribution des rôles dans l'équipe projet (RACI, organigrammes)
  -    L’appui aux équipes dans la construction et/ou vérification des analyses de rentabilité dans le respect de la procédure CODEV et fournit un appui méthodologique, avant validation du Directeur/Directeur adjoint
  -    L’appui aux équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet 
  -    La participation aux CODEV, COMEX et/ou réunion adhoc selon les enjeux financiers des projets
  -    L’assurance de la conformité des contrats bailleurs et multi partenaires en coordination avec la Cellule Contrats Achats au sein de la Direction des Opérations
  -    L’accompagnement des équipes dans la définition des éventuels top-up, extensions sans coûts et suspensions de projets
  
  
• L’accompagnement des équipes et renforcement de capacités

-    La participation, sur sollicitation, aux recrutements des postes clefs administratifs et financiers du département et des projets 
-    La contribution aux parcours d’intégration des nouvelles recrues de P2S, en adaptant les modules selon le poste occupé 
-    L’appui et le conseil aux équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs), incluant la formulation de recommandations
-    La facilitation de l’information sur les nouvelles procédures à l'ensemble du département, ainsi que la capitalisation et le partage de bonnes pratiques, via les réunions managériales et l’animation de réunions des CPAF du département