L’Adjoint.e au Chef de Projet, est basé.e à Conakry et placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Chef de Projet. Il.Elle travaille en lien fonctionnel avec la Cellule d’Appui Mutualisée (CAM) d’Expertise France en Guinée.

Il.elle assure la gestion des questions opérationnelles et administratives, en lien avec la CAM (comptabilité, achats, logistique, communication), ainsi que le suivi des activités liées au plan de suivi évaluation du programme AMRIC, dans le respect des obligations contractuelles des bailleurs et des règles d’Expertise France.

 Les principales missions confiées à l’Adjoint.e au Chef de Projet AMRIC sont les suivantes : 

Appui au pilotage et à la coordination des activités et des missions du programme AMRIC :

·                 Assister le Chef de projet AMRIC dans la mise en œuvre quotidienne du projet et du reporting interne ainsi que du reporting bailleur :

o   Participer à l’élaboration des rapports d’exécution techniques et financiers semestriels et annuels ;

o   Préparer et rédiger les bilans périodiques d’exécution des activités à transmettre au Chef de projet pour suivi ;

o   S’assure de la complétude et de l’exactitude des données reportées dans les tableaux de bord ;

·                 Appuyer la définition et la réalisation du plan de travail et du plan de passation des contrats pour chaque composante en concertation avec l’expert clé et le chef de projet ; 

·                 Assister le chef de projet et les experts clés dans la coordination et l’organisation des missions d’assistance technique :

o   Appuyer la coordination des activités de l’expertise perlée et court-terme mobilisées et de leurs missions, supervision et coordination de leurs travaux, centralisation et contrôle de leurs rapports / livrables ;

o   Mobiliser l’expertise Court-Terme ;

§  Appui à la passation des marchés pour les prestations avec le service Achats de la CAM.

o   Suivi de la contractualisation avec les experts ;

o   Appui à l’organisation logistique des missions d’expertise ;

·                 Assister le chef de projet dans la gestion opérationnelle du projet :

o   Appuyer à la préparation des réunions de travail de suivi du projet, aux comités techniques et de pilotage et aux échanges avec les bailleurs de fonds: invitations, préparations des supports, compte-rendu, etc.

·                 Assurer les échanges d’informations entre les parties prenantes en coordination avec le chef de projet

·        Participation aux missions de supervision du siège d’EF, participation aux réunions avec l’Agence Française de Développement et l’Union européenne.

Suivi-Evaluation et capitalisation :

·                 S’assurer du renseignement des données dans le cadre du reporting, utiliser les outils et canevas de rapportage existants et les compléter le cas échant, assurer la compilation et la remontée d’informations au Chef de projet et à l’expert perlé SE conformément au plan de suivi évaluation ;

·                 Participer à la valorisation des retours d'expérience et des bonnes pratiques (missions des experts auprès des administrations, retour des bénéficiaires) et à l’appropriation (rédaction de fiches et manuels, mises à jour, partage d'expérience ...) ;

Communication :

·                 Mettre en œuvre la stratégie de communication du programme et proposer des pistes d’action afin de valoriser les activités réalisées par AMRIC ;

·                 Collaborer avec le chargé de communication sur la visibilité du projet ;

·                 Alimenter les canaux de communication retenus ;

·                 Assurer la liaison avec les prestataires et les bailleurs.

 Appui à la gestion administrative, financière et logistique

·                 Assurer le suivi financier du projet et des exercices y afférents :

o   Suivre les paiements / remboursements des experts en lien avec les responsables de la CAM ;

o   Suivi du cadre contractuel avec le bailleur : production des avenants, reportings, facturation, etc. ;

o   Appui au Suivi financier (attribution des lignes budgétaires, variation, état de consommation) et aux exercices de reporting internes et externes ;

o   Suivi budgétaire des achats : conformité au budget alloué et à la bonne imputation analytique avant engagement de la dépense ;

o   Supervise le paiement des achats effectués et faire valider le suivi budgétaire par le chef de projet ;

o   Participe à la préparation et au déroulement des évaluations et audits externes avec l’équipe mutualisée (CAM) et le Chef de projet, rassemblement des pièces et justifications) ; 

    Assurer un appui logistique du projet :

o   Appui l’équipe logistique dans l’organisation du transport des personnes dans le cadre du projet ainsi qu’aux activités du projet (notamment les évènements et ateliers) ;

o   Assiste la CAM dans la mise à jour des actifs/immobilisations, dans le respect des règles des bailleurs et d’Expertise France

o   Assiste la CAM dans l’Achat et l’inventaire des fournitures de AMRIC et le suivi des besoins   ;

o   Assure l’archivage des documents projets (compte rendus de missions, compte rendus de réunions, TDR de formation, TDR de mission, bon de commande, factures, rapports techniques etc …).