Le/la cheffe de projet exerce sa mission sous l’autorité hiérarchique du directeur pays.

Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec l’Assistant technique principal et l’Adjoint Assistant technique principal sur les sujets stratégiques, opérationnels et techniques du projet.

Il/Elle aura deux rôles principaux :

-          Il/elle interviendra directement auprès de la CPP en vue d’appuyer le Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage dans la mise en œuvre des activités qui lui sont attribuées.

-          Il/elle assurera le pilotage de l’enveloppe EF en lien avec les fonctions supports (cellule d’appui mutualisée CAM) d’EF, le directeur pays d’Expertise France Guinée, le/la chargé.e de projet géographique et dans une moindre mesure le/la chargé.e de projet thématique

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive, de manière générale le/la chef.fe de projet est garant de l’atteinte des objectifs contractuels du projet et devra réaliser toute activité nécessaire à la bonne exécution du Programme.

Plus spécifiquement, il/elle sera en charge des tâches suivantes :

● Piloter le projet                                                                                                                                                       

·       •                      Alimente le cadre et endosse la responsabilité de la mise en œuvre et du pilotage technique, financier et contractuel du projet                                                                                                                

·       •                      Est responsable de la bonne exécution du contrat bailleur et des contrats de mise en œuvre du projet : mise en œuvre des activités, exécution du budget, respect de la durée, respect des engagements, suivi/évaluation, audit                                                                                                                                                                 

·       •                      Contribue à la méthodologie de mise en œuvre (définition de la demande, stratégie d'action, exécution des activités, etc.) en lien avec l’assistant technique principal et est garant de la mobilisation des ressources nécessaires pour la bonne exécution du projet

·        •                     S’insère dans un dispositif de pilotage (cycle de pilotage, modalités, outils, indicateurs de suivi) déjà défini en l'adaptant le cas échéant, en forte collaboration avec la CAM

·        •                     Supervise la planification des activités et des ressources, élabore le budget annuel, le suivi, l'évaluation et la capitalisation des activités du projet

·         •                    Rend compte de l'avancée du projet et transmet des rapports internes et externes sur le projet à sa hiérarchie et aux financeurs de projets                                                                                                

·        •                     Prend des décisions de pilotage et, le cas échéant, de réorientation du projet en concertant l'équipe projet, les partenaires et les équipes du siège

·         •                    Supervise la réalisation d'évaluation du projet et partage les résultats de ces évaluations et prend en compte les recommandations des évaluateurs à des fins d'amélioration

·         •                    Supervise le contrôle de la qualité des livrables rendus

·        •                     Supervise l’élaboration des cahiers des charges, des offres techniques des partenaires (appels à proposition), juridiques et financières, et de l’ensemble des documents contractuels         

·      •                       Veille au respect du cahier des charges/contrat, anticipe et gère les risques et les évolutions relatifs au projet et en alerte sa hiérarchie au besoin

·     •                        Assure la communication entre le siège et le terrain et les représentants terrain          

● Manager une équipe projet                                                                                                                               

·       •                      Assure les recrutements complémentaires si besoin selon les procédures internes de l'agence

·       •                      Intègre les nouveaux collaborateurs le cas échéant, recueille les besoins de formation de tous/toutes et veille à ce qu'ils soient formés (y compris aux procédures agence)

·         •                    Anime et coordonne le travail au sein de l’équipe projet

·        •                     Veille à la bonne exécution des activités par l’équipe projet en pilotant le plan de charge de l'équipe

·         •                    Fixe les objectifs des collaborateurs et les évalue selon les règles de l'agence                                

·         •                    Accompagne les équipes dans l'exécution de leur fonction                                   

·         •                    Assure des conditions adaptées aux contextes et à l'environnement de travail (locaux, matériel, bien être, etc.                                                                                                                                                 

·        •                     S'assure, avec le département Sûreté d'EF, que les conditions et les procédures de sécurité fixées par l'agence sont respectées

·      •                       Veille à ce que les collaborateurs respectent les règles et procédures de l'Agence, notamment en matière de sûreté et de bonne conduite

● Animer un réseau de partenaires et participer à la gouvernance du projet                                 

Lien avec la CPP

·         •                    Assure le lien continu avec la CPP et en particulier la coordinatrice, avec l’appui de l’Adjoint

·        •                     Accompagne la CPP dans la mise en œuvre des orientations stratégiques et opérationnelles du PEFFAG, en lien avec l’Assistant technique principal et l’Adjoint au chef de projet

·       •                      Contribue à maintenir une vision commune au sein du projet 

Lien avec les autres partenaires

·         •                    Assure le contact et les relations avec les partenaires mobilisés par le projet et veille à l’implication de ces derniers, aux côtés de l’Adjoint qui a développé un réseau important depuis le début du projet

·        •                     Assure les relations avec le bailleur aux côtés du directeur pays                            

·       •                      Assure la représentation de l'Agence lors des différentes instances relatives au suivi du projet, des activités et réunions en coordination avec le directeur pays                                                      

·         •                    Assure la coordination avec d'autres initiatives (internes et externes) et les autres projets EF

● Superviser la gestion administrative et financière du projet et/ou du programme en lien avec la CAM

·        •                     Est responsable du reporting technique et financier auprès du bailleur                              

·       •                      Suit l’évolution du manuel de procédures administratives et financières du projet

·        •                     Contribue au manuel de procédures de la cellule d’appui mutualisée (CAM)

·      •                       Assure en lien avec le directeur pays (et le siège le cas échéant) un dialogue régulier avec le bailleur sur les questions administratives et financières et de reporting                                                           

·        •                     Supervise la redevabilité interne à l'Agence (exercices budgétaires, reporting mensuel, collectes de données, etc.)

● Mobiliser son expertise                                                                                                                                      

1- Accompagner le Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage et ses services déconcentrés : en collaboration étroite avec la CPP et la coordinatrice du Programme, il/elle appuiera la planification ainsi que le pilotage technique du projet :

•                    Accompagne la CPP dans la mise en œuvre des orientations stratégiques et opérationnelles du PEFFAG ;

•                    Contribue à maintenir une vision commune au sein du projet ;

•                    Co-anime, oriente et suit, avec l’Adjoint, le travail du Ministère et des services déconcentrés, les acteurs privés et associatifs, ainsi que les entités publiques relevant d’autres ministères concernés dans la mise en œuvre des activités en lien avec l’Adjoint assistant technique principal ;

•                    Accompagne la CPP, les services du Ministère, les acteurs privés et associatifs ainsi que les entités publiques relevant d’autres ministères concernés dans la mise en œuvre du système de suivi et évaluation. 

2- Animer et mobiliser l’expertise nécessaire à la mise en œuvre du programme : dans le cadre des orientations stratégiques et opérationnelles développées dans le cadre du PEFFAG, et en lien avec les assistants techniques, il/elle sera en charge de :

•                    Suivre la mise en œuvre des orientations stratégiques et opérationnelles prévues dans le cadre du PEFFAG pour l’établissement des fondamentaux de la filière avicole en Guinée, le cas échéant en complétant certains documents de manière adhoc ;

•                    Continuer l’identification des besoins en termes d’expertise complémentaire de façon ad hoc auprès des partenaires dont la CPP et assurer la mobilisation des experts via la préparation des termes de référence pour des prestations et l’application des procédures d’Expertise France en collaboration avec le siège d’EF et la Cellule d’Appui Mutualisée (CAM-EF) basée à Conakry;

•                    Assurer la supervision et la coordination des experts et opérateurs recrutés ;

•                    Assurer la fluidité des rapports et la collaboration entre les experts et les référents nationaux du Ministère sur leur thématique d’expertise afin de maximiser le transfert de compétence;

•                    Contrôler et valider les livrables des experts EF, assurer leur transmission auprès de la CPP et appuyer la CPP à la diffusion des livrables des experts EF ;

•                    Contribuer à assurer la qualité des livrables de la CPP

•                    Conseiller la CPP sur les stratégies de diffusion des livrables afin de maximiser le transfert de compétences au sein du Ministère et permettre la mise en œuvre des conclusions d’expertise dans le Programme.

3- Superviser la gestion administrative et financière : avec l’appui du chargé de projet Expertise France et de l’équipe d’assistance technique, le/la chef.fe de projet contrôle la gestion administrative et financière du projet pour la partie du budget EF et s’assure du respect des procédures de passation de marchés. Concernant la partie du budget MAGEL, il agit en tant que conseiller des membres de la CPP sur la gestion administrative et financière et la passation de marchés.

•                  Superviser le suivi administratif et financier pour la mobilisation de l’assistance technique court-terme, les contrats d’assistance technique, les contrats-cadres, la logistique, les déplacements, les audits, etc. ; 

•                 Superviser les différents contrats dans le respect des procédures de passation de marchés (services, biens, travaux, expertise, etc.) : plan de passation des marchés, contribution à l’élaboration des documents liés aux marchés, négociation contractuelle, contrôle qualité des contrats et suivi des engagements contractuels, suivi financier, etc. 

•                 Encadrer l’équipe projet des AT EF: mobilisation/évaluation, gestion de la charge de travail, planification des activités, organisation de réunions d'équipe, etc.

•                 Gérer avec la chargée de projet au siège les rendus internes de pilotage du projet. 

•                   Apporter son conseil aux membres de la CPP